All-in-one printers verbergen soms AVG-valkuil
Redacteur: Frank Thooft | Fotograaf: eigen beeld Geplaatst op: 10-08-2018

All-in-one printers verbergen soms AVG-valkuil

Tim Graat van DOCuconcept is druk deze zomer, heel druk. Waarmee? Met tijd besparen voor zijn klanten. In de drie jaar dat hij nu als zelfstandig franchisenemer in Oost-Nederland voor DOCUconcept bezig is draait hij bijna overuren om zijn klanten aan tijds- en kostenbesparingen te helpen. Zeker deze zomer. Hoe dat komt?

Heel simpel, legt hij uit. Hij vraagt zijn klanten te demonstreren hoe ze op hun manier documenten scannen en opslaan en klokt dan de tijd. Dat duurt meestal tussen de twee en de vijf minuten en betreft veelal de traditionele manier van scannen. Dan toont hij zijn demo waarin het in dertig seconden gaat. Dertig seconden!

Veilig en doorzoekbaar

Vermenigvuldigd met de honderden, soms duizenden documenten die veilig en eeuwigdurend opgeslagen kunnen worden als PDF/A bestand en door middel van de OCR techniek doorzoekbaar gedigitaliseerd moeten worden (denk aan de AVG!), loopt de tijdsbesparing al snel op, plus de besparing op arbeidskosten.

VS

Er was vorig jaar zelfs een groot advocatenkantoor uit de Verenigde Staten dat al googelend op het Nederlandse DOCUconcept terecht kwam, en de slimme scanoplossing bestelde. Hetzelfde als ‘ons eigen’ DDJ Accountants overigens, en hetzelfde als honderden andere advocatenkantoren, accountantskantoren, notariskantoren, zorginstellingen, enzovoorts.

All-in-one

Terugkomend op de AVG: veel bedrijven printen, kopiëren en scannen nog met een all-in-one printer die een harde schijf heeft, en waar alle scans – inclusief de persoonsgegevens dus! – op opgeslagen worden. Heel riskant, want dat mag niet meer binnen de nieuwe privacywet. Tim waarschuwt zijn klanten daar graag voor en levert hiervoor diverse oplossingen.

Factuurherkenning

Ook factuurherkenning ontkomt niet aan de digitalisering en verbeteringen die de techniek tegenwoordig te  bieden heeft. Tim gaat dat in september onder andere uitgebreid demonstreren in het Goffertstadion, waar hij door de Rabobank Arnhem-Nijmegen is uitgenodigd voor een digitale demonstratiedag.

Klantendag

En of dat nog niet genoeg is, in november heeft Tim twee grote events in de agenda staan: een bedrijvenbeurs op het gebied van techniek en innovatie in de SSP-Hal op het DRU terrein in Ulft, en een speciale klantendag georganiseerd door DOCUconcept zelf.

Speciaal

Daar gaat hij zijn klanten trakteren op iets speciaals plus enkele demonstraties over de meest nieuwe technologieën om met digitalisering van documentbeheer tijd en geld te besparen. Alleen voor die klanten dus die snappen dat je met je tijd mee moet gaan om je te onderscheiden van je concurrent.

Digitaal aangetekend

Dan komen er nog andere nieuwe ontwikkelingen aan, legt Tim uit: een uitbreiding op de bestaande digitale scanservice (veilig uitbesteden van die enorme scanklus dus), en digitaal aangetekend verzenden van documenten. Want de ontwikkelingen staan niet stil voor Tim, hij houdt ze allemaal scherp bij. En dat maakt dat hij zo druk is.

Dit is een artikel in de serie jonge OKA-leden.

Auteur Geschreven door:
Foto's Fotografie door:

eigen beeld

Agenda Activiteiten

13 dec

18:05
Locatie: KNNS, Wijchen

VNO-NCW Midden: KNNS

01 nov

18:05
Locatie: Arnhem

VNO-NCW Midden: Teijin Aramid